excel怎么打印读什么格式的文件

本文深入探讨了表格处理软件（Excel）的打印功能及其支持的文件格式。文章将详细解析如何针对不同格式文件进行打印设置，涵盖从页面布局、打印预览到高级选项的完整流程。同时，系统梳理了软件可直接打开并打印的主流数据文件格式，并提供了处理非原生格式文件的实用方法与技巧，旨在帮助用户高效、专业地完成各类文档的打印任务。

       在日常办公与数据处理中，表格处理软件（Excel）不仅是强大的计算与分析工具，其打印功能同样是完成工作闭环的关键一环。许多用户在面对一份精心制作的数据表格或一份来自外部系统的报告文件时，常常对如何将其清晰、规范地呈现在纸张上感到困惑。核心疑问往往围绕两点：一是软件自身如何处理打印设置，二是它能“读懂”并打印哪些格式的文件。本文将为您抽丝剥茧，提供一份从基础到进阶的详尽指南。

       在深入探讨具体操作之前，理解软件打印功能的设计逻辑至关重要。打印的本质是将电子文档按照特定规则转换为物理介质上的输出。因此，整个过程涉及两个层面：首先是软件对文档内容（即文件格式）的识别与解析能力；其次是根据输出媒介（通常是纸张）的特性，对解析后的内容进行版式重排与渲染的能力。我们将遵循这一逻辑顺序展开。

第一部分：掌握核心打印流程与设置

       无论您要打印何种格式的文件，在软件中最终都需要通过其内置的打印模块来完成。因此，熟练掌握标准打印流程是第一步。

一、启动打印与基本设置入口

       最直接的途径是点击软件左上角的“文件”选项卡，在下拉菜单中选择“打印”。您将进入打印设置的中心面板。此处，右侧是实时预览区域，左侧则是所有核心控制选项。快捷键组合（通常是Ctrl键配合P键）也能快速唤出此界面。另一种常用方法是通过“页面布局”选项卡，这里集中了打印前的所有页面调整功能，如页边距、纸张方向、打印区域等，调整效果可以即时在编辑区域看到，适合精细排版。

二、页面布局的精细调整

       在“页面布局”选项卡下，您可以进行如下关键设置：1. 页边距：软件提供了常规、宽、窄三种预设，也支持自定义。确保数据不被裁剪的同时，合理利用纸张空间。2. 纸张方向：根据表格的宽高比例选择纵向或横向。横向常用于列数较多的宽表。3. 纸张大小：确保选择与打印机中实际装载的纸张尺寸一致，如A4、Letter等。4. 打印区域：这是关键功能。若只需打印表格的一部分，可以先选中目标单元格区域，然后点击“打印区域”下的“设置打印区域”。

三、打印预览的审阅与修正

       打印预览窗口是避免浪费纸张的“安全阀”。在此，您可以直观地看到分页位置、页眉页脚、表格内容在页面上的实际布局。如果发现内容被不合理地分割到不同页面，可以返回“页面布局”选项卡，使用“调整为合适大小”功能组中的选项。例如，将“宽度”设置为“1页”，软件会自动缩放内容以适应单页宽度。同时，检查页眉页脚信息是否完整，可通过“页面设置”对话框进行编辑。

四、打印对话框的高级选项

       在打印设置面板左侧，您需要关注：1. 打印机选择：确认当前连接的打印机型号正确。2. 打印范围：可选择打印所有页、当前工作表、整个工作簿或选定的单元格区域。3. 份数：设置需要打印的副本数量。4. 打印顺序：当打印多份时，可选择“逐份打印”（打印完完整一份再打下一份）或“逐页打印”（将所有第一页打完，再打所有第二页）。5. 属性：点击此按钮会弹出打印机驱动程序特有的高级设置窗口，可进行如双面打印、打印质量、色彩模式等硬件级设置。

五、处理大型表格的分页与标题重复

       当表格数据超过一页时，确保每页都能清晰可读至关重要。在“页面布局”选项卡中点击“打印标题”，会弹出“页面设置”对话框的“工作表”标签页。在“顶端标题行”栏，可以指定需要在每一页顶部重复出现的行（通常是表头）。同样，“左端标题列”用于指定在每一页左侧重复出现的列。这保证了翻阅打印稿时，始终能对照行列标题理解数据含义。

第二部分：软件支持打印的文件格式详解

       了解如何设置打印后，我们来解决第二个核心问题：软件能直接打开并打印哪些格式的文件？这取决于软件的文件兼容性引擎。

六、原生与主要工作簿格式

       软件最擅长处理其自身的文件格式。标准工作簿格式（文件扩展名通常为.xlsx）是其默认保存格式，支持所有高级功能。较旧的二进制工作簿格式（.xls）也能完美兼容并打印。对于包含宏代码的工作簿，则使用启用宏的工作簿格式（.xlsm）。这些原生格式在打开后，您可以完全使用第一部分所述的所有打印功能。

七、非工作簿数据与文本格式

       软件不仅能处理自己的文件，还能作为多种数据格式的查看器和转换器。1. 逗号分隔值文件（.csv）：这是一种纯文本格式，用逗号分隔数据列。当用软件打开时，软件会启动文本导入向导，引导您指定分隔符、列数据格式等，转换成功后即可像普通工作表一样编辑和打印。2. 文本文件（.txt或.prn）：处理方式类似，导入向导允许您定义固定宽度或分隔符。3. 可扩展标记语言文件（.xml）：软件可以打开符合其架构定义的此类文件，并将其数据映射到表格中供打印。

八、与其他办公套件交互的格式

       为了跨平台协作，软件支持打开其他主流办公软件的文件。1. 开放文档格式电子表格（.ods）：这是开源办公套件的标准格式，软件可以较好地打开、编辑和打印此类文件，但复杂格式可能会有细微差异。2. 较旧的网页文件（.htm, .）：当打开一个网页文件时，软件会尝试将其中的表格数据提取到工作表中，之后便可进行打印设置。但现代复杂的网页可能无法完美转换。

九、从数据库与外部数据源获取数据

       打印并非总是从打开一个现有文件开始。您可能需要打印来自数据库的数据。软件通过“数据”选项卡下的“获取和转换数据”功能（在较新版本中通常称为Power Query）连接到多种外部源，如结构化查询语言数据库、在线分析处理立方体、应用程序编程接口等。数据被查询并加载到工作表后，即可进行格式化并打印。这实现了对动态数据源的直接打印输出。

第三部分：特殊格式文件的打印策略与技巧

       面对一些无法直接以理想状态打开的文件，或者有特殊打印需求时，需要运用一些策略。

十、处理便携式文档格式文件

       严格来说，软件无法直接打开并编辑便携式文档格式文件进行打印。但您有两条路径：一是使用专业软件将便携式文档格式转换为软件可编辑的格式（如.xlsx或.csv），转换质量取决于原始文档的复杂性。二是在打印时，如果您只是需要将便携式文档格式文件作为一页图像整体打印出来，更推荐使用专用的便携式文档格式阅读器或直接通过打印机驱动程序进行打印，这样能保证版式绝对忠实于原文件。

十一、应对图像文件的打印

       软件主要处理表格数据，而非专业的图像编辑工具。虽然可以通过“插入”选项卡将图像文件嵌入工作表中，但这通常是为了作为表格的辅助说明。如果您需要打印独立的图像文件（如.jpg、.png格式），应使用操作系统自带的照片查看器或专业的图像处理软件，它们能提供更精确的尺寸、分辨率、色彩管理和页面布局控制。

十二、将打印输出另存为其他格式

       有时，打印的目的并非物理纸张，而是生成一个用于电子分发的文件。在打印设置面板的“打印机”选择下拉列表中，您可能会看到诸如“打印为便携式文档格式”或“发送至OneNote”等虚拟打印机选项。选择它们后点击“打印”，即可将当前工作表输出为一个便携式文档格式文件或其他格式的文件。这相当于完成了一次高质量的格式转换和版式固定。

第四部分：确保打印质量与故障排除

       完美的设置也可能遭遇输出不如意的情况。以下是确保成功打印的最后检查点。

十三、字体与图形保真度检查

       如果表格中使用了特殊字体或复杂图形，在打印前需确认打印机或输出设备支持这些元素。一种稳妥的做法是，在“页面设置”对话框的“工作表”标签页中，勾选“单色打印”（如果是黑白打印机）和“草稿品质”来预览简化效果。对于图形，可以在“选项”中设置“随文档一起打印”。为了万无一失，将特殊字体嵌入文件（在“文件”->“选项”->“保存”中设置）或将其转换为图像也是一种方法。

十四、分页符的手动控制

       自动分页有时不尽合理。您可以在“视图”选项卡下切换到“分页预览”模式。在此视图中，蓝色实线代表自动分页符，您可以拖动它们来手动调整分页位置。蓝色虚线代表根据当前设置内容将延伸到的位置。手动插入分页符，可通过选择目标单元格，然后在“页面布局”选项卡的“分隔符”下拉菜单中选择“插入分页符”。

十五、批注与网格线的打印控制

       单元格批注默认不打印。若需打印，需进入“页面设置”对话框的“工作表”标签页，在“注释”下拉框中选择“工作表末尾”或“如同工作表中的显示”。网格线在编辑时可见，但默认不打印。如需打印网格线，在同一标签页中勾选“网格线”复选框。同样，行号列标也可以选择是否打印。

十六、使用定义名称简化重复打印任务

       如果您经常需要固定打印工作簿中的某些非连续区域，可以为每个区域定义名称。方法是选中区域，在左上角的名称框中输入一个易于记忆的名称（如“销售摘要”）并回车。以后在打印设置中，可以在“打印内容”处选择“忽略打印区域”，然后在“名称框”中选择定义好的区域名称，实现快速定位和打印。

十七、打印机驱动程序与系统级故障排查

       如果软件设置无误但打印异常（如乱码、缺字、卡纸），问题可能出在打印机驱动或系统连接。确保已安装最新且与操作系统匹配的打印机驱动程序。尝试打印一份简单的测试页（通常可在操作系统打印机属性中操作），以判断是软件问题还是硬件问题。检查打印机队列是否有未完成的作业阻塞。

十八、创建与使用自定义视图保存打印方案

       针对同一份数据，您可能需要多种打印方案（例如，一份详细的完整版和一份仅包含汇总的简报版）。利用“自定义视图”功能可以保存不同的打印设置组合。在“视图”选项卡下，点击“自定义视图”->“添加”，为当前视图命名（如“完整打印设置”），并务必勾选“打印设置”选项。之后，无论表格如何变化，您都可以快速切换回这个视图，其关联的打印区域、页眉页脚等设置将立即恢复。

       总而言之，表格处理软件的打印功能远非一个简单的“打印”按钮。它是一套从文件识别、数据解析、页面排版到硬件指令发送的完整体系。理解它能直接处理的文件格式范围（从原生工作簿到各类通用数据交换格式），并熟练掌握针对不同输出需求的打印设置技巧，您将能从容应对从简单的数据列表到复杂的跨源报告等各种打印任务。将本文所述的核心要点融入日常实践，您的打印工作必将更加高效、专业且令人满意。