word拿去打印保存什么格式

当您准备将微软文字处理软件文档送去打印时，选择正确的保存格式至关重要。本文为您提供一份详尽的指南，深入解析可移植文档格式、微软文字处理软件格式、富文本格式、纯文本格式等核心选项的优缺点与适用场景。我们将探讨打印质量、字体嵌入、跨平台兼容性、文件体积、后期编辑需求等关键考量因素，并提供针对不同打印目的的专业建议，帮助您确保打印成品与屏幕预览效果一致，避免常见问题。

       在日常办公和学习中，我们经常需要将精心排版的微软文字处理软件文档打印成纸质文件。然而，许多朋友可能都遇到过这样的困扰：在电脑屏幕上显示完美的文档，打印出来后却出现了字体错乱、版式走样、图片模糊甚至乱码等问题。这其中一个非常重要却常被忽视的环节，就是文档的保存格式。直接将默认的“文档”格式文件发送给打印店或家用打印机，有时就像一场“冒险”。那么，将微软文字处理软件文档拿去打印时，究竟保存为什么格式最为稳妥、专业且能保证最佳效果呢？本文将为您进行一次全面而深入的剖析。

       为何保存格式对打印如此重要？

       微软文字处理软件默认的“文档”格式，其设计初衷是为了最大限度地保留编辑信息，如样式、修订记录、宏等，便于后续修改。但这带来了一个核心问题：可移植性。当您的文档移动到另一台电脑，尤其是没有安装您所用字体或软件版本不同的电脑时，系统可能会用默认字体替代缺失字体，导致排版“塌陷”。此外，不同版本的微软文字处理软件对高级功能的支持度不同，也可能引发格式错乱。因此，选择一个旨在“固化”最终版面、具有高度稳定性和广泛兼容性的格式，是高质量打印的前提。

       王者之选：可移植文档格式

       谈及打印，可移植文档格式几乎是行业标准答案。它由奥多比系统公司创建，现已发展为国际标准化组织维护的开放标准。它的核心优势在于“所见即所得”。生成可移植文档格式文件时，文档中的文字、字体、格式、颜色、图形、超链接等所有元素都被“打包”并固定下来，形成一个独立的、自包含的文件。这意味着，无论在哪台设备、哪个操作系统、使用何种软件打开，其显示效果都完全一致，完美解决了跨平台和跨软件兼容性问题。对于打印而言，这确保了您在家中屏幕上预览的效果，与打印店输出或他人查看的效果百分之百相同。

       生成高质量打印用可移植文档格式的技巧

       在微软文字处理软件中，通过“文件”->“另存为”->选择“可移植文档格式”来保存是最常见的操作。但为了获得最佳的打印质量，建议进入“选项”进行设置。关键点在于“优化标准”。如果文档主要用于高清打印，请选择“标准”或“印刷质量”，这会确保图像和图形以高分辨率嵌入。务必勾选“符合可移植文档格式/艾克斯标准”以获得更好的兼容性。最重要的是“字体”选项：务必选择“嵌入文件中的所有字体”。这能保证即使用于打印的电脑没有安装文档中的特殊字体（如方正字体、华康字体等），也能正确显示和打印，这是避免字体替换导致版面问题的根本方法。

       备选方案：微软文字处理软件 97-2003 文档格式

       如果您需要将文档交给他人，并且对方可能还需要进行编辑修改，同时又要兼顾基本的打印稳定性，那么保存为旧版的“微软文字处理软件 97-2003 文档”格式是一个可行的选择。这种格式的兼容性极广，几乎能被任何版本的微软文字处理软件打开，包括一些老旧系统。它虽然不像可移植文档格式那样能绝对“冻结”版式，但由于其技术简单、普及率高，在大多数情况下能较好地保持格式。不过，请注意，如果您的文档使用了新版微软文字处理软件的高级功能（如新型图表、艺术字效果等），在保存为此格式时可能会被简化或丢失，从而影响最终打印效果。

       面向专业印刷：可扩展置标语言页面描述文件

       当您的文档不是用于普通的办公打印，而是需要交付给印刷厂进行专业的书籍、画册、海报等商业印刷时，可移植文档格式可能还不够“专业”。印刷行业通常要求更精确的色彩管理（使用印刷四分色模式色彩模式）、出血设置、字体曲线化（转曲）等。此时，可扩展置标语言页面描述文件格式是更受青睐的标准。它比可移植文档格式更底层，能更精确地描述页面上的每一个点，确保印刷机分色制版时颜色和细节的绝对准确。普通用户可以通过安装虚拟打印机（例如微软可扩展置标语言页面描述文件写入程序）来生成此格式文件，但若涉及复杂商业印刷，最好由设计人员使用专业排版软件直接输出。

       保留编辑性的折中：富文本格式

       富文本格式是一种跨平台的文本格式，它能够保留基本的格式设置，如字体、字号、粗体、斜体、段落对齐等。它的最大优势是几乎所有文字处理软件都能完美地打开和编辑它，且文件体积非常小。如果您需要传递的文档格式相对简单（以文字为主，无复杂排版和图片），并且接收方很可能需要编辑内容，那么富文本格式是个好选择。它的打印效果在兼容性上优于默认的“文档”格式，但逊于可移植文档格式。复杂表格、文本框、特定样式等在保存为富文本格式时可能会丢失或变形，影响打印版面。

       纯文本的极端情况：纯文本格式

       纯文本格式是兼容性的终极形态，它只保存文字内容，不保存任何格式（字体、颜色、图片等）。什么情况下打印会需要它呢？极少。除非您要打印的内容是纯粹的代码、数据列表，或者您完全不在意版式，只要求文字内容绝对准确无误地呈现。在绝大多数涉及排版的打印需求中，应避免使用此格式，否则您将得到一份没有任何段落区分、字体统一为宋体、所有加粗标题都失效的“白板”文档。

       图像格式：用于特殊展示需求的打印

       有时，我们需要将微软文字处理软件中的某一页或某个图表，作为一张“图片”来打印或插入到其他设计中。这时可以将文档另存为或导出为图像格式，如联合图像专家组格式、可移植网络图形格式、标签图像文件格式等。标签图像文件格式因其无损压缩和高保真度，常被用于高质量图像印刷。在微软文字处理软件中，可以通过“选择性粘贴”为图片，或使用“截图”工具再保存为图像来实现。但请注意，将整页文字文档转为图像打印，文字边缘可能产生锯齿，且文件体积会急剧增大，不适合长篇文档。

       字体嵌入：打印不“变脸”的生命线

       无论选择哪种格式，字体问题都是打印效果的核心杀手。您电脑上安装的漂亮字体，打印店的电脑很可能没有。当系统找不到对应字体时，会自动用其他字体（通常是宋体或微软雅黑）替换，导致整个版面长度、间距、标题效果全部改变。因此，在保存用于打印的文档时，必须确保字体能被“带走”。在可移植文档格式选项中嵌入字体是最佳实践。在保存为微软文字处理软件格式时，也可以在“选项”->“保存”中勾选“将字体嵌入文件”。但需注意，有些字体厂商的许可协议可能禁止嵌入，此时需要考虑将特殊文字转换为图片或轮廓（转曲），但这会失去文字的可编辑性。

       图像分辨率：确保打印清晰不模糊

       文档中的图片在屏幕上看着清晰，打印出来却可能模糊一片，这是因为屏幕显示分辨率与印刷分辨率要求不同。用于打印的图像，分辨率通常要求达到每英寸300点甚至更高。在插入图片到微软文字处理软件前，应尽量使用高分辨率的原图。在保存为可移植文档格式时，选择“印刷质量”优化选项可以避免软件对图片进行过度压缩。避免直接从网页上复制粘贴低分辨率图片到文档中，这类图片通常只有每英寸72点，仅适合屏幕浏览，不适合打印。

       色彩模式：屏幕色彩与印刷色彩的转换

       如果您的打印文档包含彩色图片或设计了彩色背景，需要注意色彩模式。电脑屏幕使用红绿蓝色彩模式，通过光的三原色叠加来呈现色彩，色彩鲜艳。而彩色印刷使用的是印刷四分色模式色彩模式，通过青色、品红色、黄色、黑色四种油墨的网点叠加来呈现色彩。两者色域不同，红绿蓝色彩模式中的某些亮丽颜色（如艳蓝、亮绿）在印刷四分色模式中可能无法完全再现，导致打印色彩黯淡。对于重要彩色打印，在保存前，应将图片在图像处理软件中转换为印刷四分色模式模式，并在可移植文档格式设置中选择相应的色彩输出标准。

       页边距与出血：关乎成品裁剪的专业细节

       对于普通文档打印，设置好页边距即可。但对于需要裁切边缘的印刷品（如名片、宣传单、画册），则必须设置“出血”。出血是指将图片、背景色等元素延伸到成品尺寸之外，通常每边多出3毫米，目的是避免因裁切误差而在成品边缘留下白边。微软文字处理软件在“页面布局”->“页面设置”->“纸张”中，可以自定义页面尺寸，并配合图形工具手动制作出血效果。更专业的做法是使用图形设计软件。在保存为可印刷格式（如可扩展置标语言页面描述文件或高质量可移植文档格式）时，必须确认出血设置已被正确包含。

       文件体积与传输：在质量与便捷间平衡

       一个包含大量高清图片的文档，保存为高质量可移植文档格式后，文件体积可能达到几十甚至上百兆字节，这会给网络传输、邮件发送带来困难。此时需要在质量与体积间权衡。可以在保存可移植文档格式时，选择“最小文件大小”优化选项，但这会严重压缩图片质量，不适合精细打印。更好的方法是：在微软文字处理软件中压缩图片（双击图片->“图片格式”->“压缩图片”），选择适用于“打印”的分辨率（每英寸220点），然后再保存为标准可移植文档格式，这样能在保证可接受打印质量的前提下有效减小文件体积。

       打印预览与最终检查：临门一脚的必修课

       在将最终文件发送给打印机之前，务必进行彻底检查。首先，在微软文字处理软件中使用“打印预览”功能，查看分页、页眉页脚是否正常。保存为可移植文档格式后，务必使用专业的可移植文档格式阅读器（如奥多比公司出品的阅读器）再次打开，全屏浏览每一页，确认字体、图片、页码都正确无误。特别注意检查是否有因版本转换而产生的乱码、错位或图片缺失。这一步是避免浪费纸张、时间和金钱的最后屏障。

       情景化决策指南：不同需求下的格式推荐

       最后，我们来总结一下，面对不同的打印需求，应该如何快速决策：
       1. 普通办公文件、毕业论文、报告，交付给图文店或家用打印机：首选嵌入字体的标准可移植文档格式。
       2. 需要他人继续编辑修改后再打印：可保存为当前版本的微软文字处理软件文档格式，并叮嘱对方注意字体问题；或同时提供文档格式和可移植文档格式两份文件。
       3. 交付印刷厂进行专业彩色印刷：与印刷方确认要求，通常需要可扩展置标语言页面描述文件或特定设置的高质量可移植文档格式，并处理好出血和色彩模式。
       4. 内容简单、仅需文字格式的传阅文件：可以考虑富文本格式，兼顾编辑性与基础兼容性。
       5. 仅打印文档中的某一页作为示意图：可以将该页导出为高分辨率标签图像文件格式或可移植文档格式图片。

       总而言之，将“保存格式”视为打印工作流程中一个严肃的技术环节，而非随意点击的步骤，是获得理想打印成品的关键。理解不同格式的特性，根据最终目的进行审慎选择并做好相应设置，就能最大程度地避免意外，让您的思想与设计，从屏幕完美地跃然纸上。