word文档打印要保存什么格式

在日常办公中，将Word文档转换为适合打印的格式是确保输出效果的关键步骤。本文深入探讨了包括可移植文档格式、增强型图元文件在内的多种格式的优缺点、适用场景及详细操作指南。内容涵盖从通用办公到专业出版、档案保存等不同需求，旨在帮助用户根据具体设备、文件内容和打印目的，做出最明智的选择，避免常见打印问题，提升工作效率。

       当我们完成一份Word文档的编辑后，最后一步往往是将其打印出来。然而，直接使用原始的`.doc`或`.docx`格式文件进行打印，有时会遇到格式错乱、字体丢失或图像失真的烦恼。这时，选择一个合适的保存格式就显得至关重要。这不仅是确保打印效果与屏幕预览一致的关键，也是保障文件在不同设备间顺利传输和长期可读性的基础。作为一名与文字打了多年交道的编辑，我深知在打印前选择合适的格式能省去多少不必要的麻烦。下面，我将结合官方资料和实践经验，为您详细解析Word文档打印前应保存为何种格式。

一、理解打印的本质：为何格式转换如此重要

       打印并非简单地将屏幕像素映射到纸张上。它涉及到应用程序、操作系统、打印机驱动程序和硬件本身之间复杂的交互。原生Word格式包含了大量用于编辑的动态信息，如样式、域代码、修订记录等。这些信息在打印时并非全部必要，有时甚至会成为干扰源。将一个“固化”了版面信息的格式发送给打印机，通常能获得更稳定、更可预测的打印结果。核心问题在于如何平衡文件的编辑性、通用性和打印保真度。

二、通用之王：可移植文档格式的全面解析

       谈及打印，可移植文档格式几乎是绕不开的选择。它由Adobe公司开发，其最大优势在于能够跨平台、跨软件、跨设备地保持文档格式原貌。当你将Word文档另存为可移植文档格式时，文档中的字体、图像、版式等信息都会被“封装”在一个独立的文件中。这意味着，无论接收方的电脑是否安装了Word软件，是否拥有文档中所用的特殊字体，都能通过免费的可移植文档格式阅读器完整地查看和打印出与原稿一致的效果。对于需要对外分发、归档或提交重要文件（如简历、合同、报告）的场景，可移植文档格式是最可靠的选择。在Word中，通过“文件”>“另存为”，选择可移植文档格式格式即可轻松转换。微软官方文档也明确指出，可移植文档格式格式是共享不打算修改的文档的理想选择。

三、微软的官方打印解决方案：XPS文档格式

       XPS文档格式是微软推出的另一种固定版式文档格式，其目标与可移植文档格式类似，旨在确保打印时的“所见即所得”。从Windows Vista系统开始，微软就内置了XPS文档格式支持。如果你在Windows系统中打印，选择“Microsoft Print to PDF”虚拟打印机实际上与另存为可移植文档格式异曲同工，而选择“Microsoft XPS Document Writer”则会生成一个XPS文档格式文件。XPS文档格式在保留字体嵌入、图像压缩等方面有不错的表现，但其通用性和普及度远不及可移植文档格式。除非有特定需求（如某些基于Windows的工作流程），否则可移植文档格式通常是更优的选择。

四、保留编辑灵活性：原生Word格式的打印考量

       如果你的打印任务只是临时的，并且后续还需要对文档进行频繁修改，那么直接使用最新的`.docx`格式打印也完全可行。但需要注意几个关键点：首先，确保打印所用的电脑上安装了兼容的Word版本（2007或更高版本为佳），并拥有文档中使用的所有字体。其次，在打印前，最好使用Word的“打印预览”功能仔细检查版面。如果文档中含有复杂的表格、图表或文本框，建议将其转换为图片或可移植文档格式后再打印，以避免格式错位。对于内部流转、草稿审阅等场景，直接打印`.docx`文件可以提高效率。

五、应对兼容性挑战：Word 97-2003文档格式的适用场景

       尽管`.doc`是较旧的二进制格式，但在某些特定情况下它仍然有用。如果你需要将文档拿到一台只安装了非常老旧的Office版本（如Office 2003）的电脑上进行打印，保存为Word 97-2003文档格式可以最大程度避免兼容性问题。不过，需要注意的是，此格式不支持Word 2007及以后版本引入的一些新特性（如新型图表、高级排版效果），在保存时Word会提示功能损失。因此，这应被视为一种向后兼容的权宜之计，而非首选方案。

六、纯文本格式：极简情况下的最终选择

       当打印的唯一目的是获取文字内容本身，而所有格式（如字体、颜色、粗体、图片）都无关紧要时，纯文本格式可以派上用场。保存为`.txt`文件后，文档将被剥离所有格式，只剩下最基本的字符。这种格式的通用性极强，几乎任何设备都能打开和打印。但它显然不适合绝大多数正式的文档打印，通常仅用于打印代码片段、简易笔记或进行数据交换。

七、网页格式：用于内容提取而非直接打印

       将Word文档保存为单个文件网页格式或筛选过的网页格式，会生成一个`.htm`或`.`文件以及一个包含资源的文件夹。严格来说，这不适合直接用于打印。但有时，如果你的目的是将文档内容发布到网站，并希望网站的打印样式与文档类似，可以先存为网页格式，然后通过网页浏览器打印。浏览器的打印功能通常也能较好地处理网页内容。但对于普通办公打印，这不作为推荐选项。

八、图像格式：特殊元素的完美再现

       如果您的文档中包含复杂的图表、艺术字或特殊符号，并且您担心在转换或打印过程中这些元素会失真，可以考虑将相关页面或元素转换为图像格式，如标签图像文件格式或便携式网络图形。在Word中，您可以选中对象，右键选择“另存为图片”，或者使用“截图”工具捕获屏幕上的内容。图像格式能完美定格视觉外观，但缺点是文件体积可能较大，且文字内容无法再被编辑或检索。这适用于打印海报、展板或包含复杂设计元素的单页文档。

九、增强型图元文件：保障矢量图形的清晰度

       增强型图元文件是一种在Windows系统中广泛使用的矢量图格式。如果你的Word文档中包含大量的自选图形、SmartArt图示或公式编辑器产生的对象，将这些对象单独复制并粘贴到画图等程序中保存为增强型图元文件格式，可以确保它们在打印时无论放大多少倍都保持清晰锐利，因为矢量图是基于数学计算而非像素点阵。对于需要高精度打印的技术图纸或示意图中的元素，这是一种专业处理手法。

十、打印专用格式：直接发送到打印机

       在专业出版和印刷领域，还存在如PostScript这样的页面描述语言。普通用户较少直接接触。但在Word的打印对话框中，选择“打印到文件”，有时可以生成一个`.prn`文件。这个文件是已经经过打印机驱动程序处理后的数据流，理论上可以直接发送到对应的打印机硬件进行打印，绕过应用程序环节，适用于批量或无人值守打印。但此操作对打印机型号有严格要求，通用性差，普通用户需谨慎使用。

十一、综合决策指南：根据需求选择最佳格式

       面对众多格式，如何做出选择？我们可以遵循一个简单的决策流程：首先，问自己“这份文档以后还需要修改吗？”如果需要，优先保留`.docx`原格式，但打印前务必确认环境兼容。如果不需要修改，且需要确保任何人、在任何设备上都能看到完全一致的效果，那么可移植文档格式是无悔的选择。如果文档主要在Windows生态内流转，且对微软技术栈有偏好，可考虑XPS文档格式。如果只关心文字内容，纯文本格式足矣。对于文档中的特殊图形元素，则可单独存为图像格式或增强型图元文件以保证打印质量。

十二、高级设置与技巧：提升打印输出品质

       无论选择哪种格式，一些高级设置都能进一步提升打印效果。在Word中另存为可移植文档格式时，点击“工具”菜单中的“压缩图片”可以优化文件大小。在“选项”中，您可以设置是否嵌入字体、设置密码保护等。对于打印，建议选择“标准（联机发布和打印）”输出格式。如果用于商业印刷，则需选择“印刷质量”。同时，在打印对话框中选择“高级”选项，可以设置“TrueType字体”下载为“轮廓”以避免字体替换问题。这些小技巧能帮助您获得更专业的输出结果。

十三、常见打印问题与格式选择的关联

       许多打印问题其根源在于格式选择不当。例如，打印出来字体变了，往往是因为没有在可移植文档格式中嵌入字体，或直接打印`.docx`时对方电脑缺少相应字体。页面排版混乱，可能是因为对方使用的Word版本或打印机驱动程序解析复杂版式的能力不同。图片模糊可能是因为文档中使用了低分辨率网络图片，即使存为可移植文档格式也无法提升其本质。理解这些问题与格式的关系，有助于我们提前规避风险。

十四、批量处理与自动化：提高多文档打印效率

       当需要批量打印大量Word文档时，逐一打开并另存为可移植文档格式或打印非常耗时。此时，可以利用Word的“宏”功能录制一个简单的脚本，实现批量转换。或者，使用支持批量处理的第三方软件。另一种思路是，将所有需要打印的文档集中在一个文件夹中，全选后右键选择“打印”，Windows会尝试用默认程序将它们依次发送到打印机。但批量操作前，务必先对单个样本进行测试，确保格式选择正确，否则可能造成大规模错误。

十五、移动设备与云端打印的特殊考量

       在智能手机和平板电脑上打印Word文档变得越来越普遍。在这种情况下，可移植文档格式的优势更加明显。移动端的Office应用可能功能受限，而可移植文档格式阅读器应用则普遍轻量且可靠。通过云存储服务（如OneDrive、百度网盘）分享可移植文档格式链接，接收方可以直接在手机浏览器中查看并打印，无需下载和安装Office套件，流程更为顺畅。

十六、长期归档：格式的可持续性

       如果打印的目的是为了长期保存文档的纸质副本，那么纸张的耐久性是首要考虑因素。但如果同时需要保存电子副本以备将来重印或查阅，格式的长期可读性就至关重要。国际档案界普遍推荐使用开放标准格式进行数字归档。可移植文档格式和纯文本格式因其规范公开、支持广泛，被认为是比私有格式（如`.docx`）更可持续的归档选择。尽管`.docx`现在已是开放标准，但其复杂性可能给数十年后的软件带来解读挑战。

十七、色彩管理：确保打印与屏幕色彩一致

       对于设计、摄影等对颜色有严格要求的文档，格式选择只是色彩管理流程中的一环。即使保存为可移植文档格式，也需要在创建可移植文档格式时嵌入正确的色彩配置文件，并使用经过校色的显示器和打印机。专业软件如Adobe Acrobat Pro提供了更精细的色彩管理选项。对于普通办公文档，虽然无需如此复杂，但了解这一概念有助于在出现色差时排查问题。

十八、总结与最佳实践建议

       经过以上详细探讨，我们可以得出一个清晰的对于绝大多数日常办公打印需求，尤其是在需要共享、归档或确保格式万无一失的情况下，将Word文档保存为可移植文档格式是最佳实践。它平衡了保真度、通用性和文件大小。对于内部草稿，直接打印`.docx`原格式即可。牢记“编辑用原格式，分发打印用可移植文档格式”这一原则，就能应对大部分场景。最后，无论选择哪种格式，在执行大批量打印或重要文件打印前，进行一次实际的测试页打印，永远是值得推荐的好习惯。

       希望这篇详尽的指南能帮助您彻底理解Word文档打印前的格式选择问题，让每一次打印都成为一次轻松、精准的体验。如果您有更特殊的场景需要探讨，也欢迎继续交流。