excel为什么显示有打印没有

当您遇到Excel显示有内容却无法打印的困扰时，这通常源于多种因素的综合作用。本文将深入剖析十二个核心原因，从看似无形的对象、不当的页面设置，到打印机驱动程序的兼容性问题，逐一进行解读。文章不仅提供详尽的排查步骤，还辅以具体案例说明，旨在帮助您系统性地诊断并彻底解决这一常见难题，确保您的文档能够顺畅输出。

       在日常办公中，我们常常会精心制作一份电子表格文件，预览时一切完美，但点击打印后，打印机要么无动于衷，要么输出的纸张上缺失了关键部分。这种“显示有内容，打印却空白或不全”的情形，确实令人困扰。作为一名与各类办公软件打交道多年的编辑，我深知这背后往往不是单一原因造成的。下面，就让我们一同深入探究，系统地找出问题所在并找到解决方案。

一、潜伏的隐形对象或图形

       有时候，您可能在无意中插入了某个形状、线条或文本框，随后又将其颜色设置为无填充或无轮廓，使其在屏幕上几乎不可见。然而，这些对象依然存在于工作表内，并且可能位于正常数据区域之外。打印机在处理时，会尝试渲染这些对象，有时会导致打印任务卡顿或只打印这些隐形对象所在（但为空白）的区域，而忽略了您真正需要的数据区域。

       案例一：一位财务人员制作报表时，曾用线条划分区域，之后隐藏了线条。打印时发现表格数据缺失。通过按下键盘上的Ctrl键加G键（定位快捷键），选择“定位条件”，然后勾选“对象”，才发现并删除了这些多余线条，打印随即恢复正常。

       案例二：某份报表底部有一个被设置为白色背景的文本框，恰好位于打印区域边界之外。尽管屏幕上看不到，但它被包含在打印范围内，导致打印机处理异常。通过进入“页面布局”选项卡，手动调整“打印区域”，排除了该文本框所在区域后，问题得以解决。

二、打印区域设置不当

       Excel允许用户自定义打印区域。如果之前设置了一个较小的打印区域，即使您后续在工作表中添加了大量新数据，打印机也只会输出最初设定的那一小块内容。这是导致“显示有，打不出”的一个非常常见的原因。

       案例一：用户A仅需要打印表格的前三行，因此设置了包含前三行的打印区域。一周后，表格扩充至二十行，但打印时仍然只有前三行。只需在“页面布局”选项卡中，点击“打印区域”，选择“取消打印区域”，即可恢复打印整个工作表。

       案例二：用户B的工作表有多个不连续的数据块，他误将打印区域设置为其中一个块。通过重新选择所有需要打印的数据区域，然后再次点击“设置打印区域”，确保了所有关键数据都被包含在内。

三、单元格字体或背景色设置为白色

       这是一种视觉上的“欺骗”。如果您将单元格的字体颜色或填充色设置为白色，在默认背景也是白色的工作表上，这些内容看起来就“消失”了。但它们在打印时，如果打印机使用白色纸张，这些白色字体或与背景色融为一体的内容自然无法显现。

       案例一：为了暂时隐藏某些敏感数字，用户将字体颜色设为白色。事后忘记改回，打印时这部分内容成为空白。检查单元格格式中的字体颜色设置即可发现并修正。

       案例二：模仿“水印”效果时，用户插入了艺术字并设置为浅白色，屏幕上依稀可见，但打印出来完全无法辨识。需要调整颜色对比度或使用真正的页眉页脚水印功能。

四、行高或列宽被意外调整为极小值

       如果某行的高度或某列的宽度被设置为0或者接近0的值，那么该行或该列的内容在屏幕上就会被压缩到几乎看不见的一条线，打印时自然也無法输出。这通常是由于误操作拖动行号或列标的分隔线导致的。

       案例一：用户拖动行号分隔线时，不小心将一行的高度设置为0.1（约0.26毫米），数据看似消失。全选工作表，然后在行号上右键，选择“行高”，输入一个正常值（如15），隐藏的数据即刻重现。

       案例二：整列数据打印缺失，检查发现该列列宽为0。同样通过全选后调整列宽恢复。

五、页面布局中的缩放选项问题

       在“页面设置”对话框中，缩放打印是一个实用功能，但设置不当也会引发问题。例如，将缩放比例设得过小（如10%），或者选择“调整为1页宽1页高”时，如果原始数据量很大，Excel会极力压缩内容以保证在一页内，可能导致字体过小甚至某些内容被忽略，打印效果与屏幕显示差异巨大。

       案例一：用户希望将一张宽表缩放到一页，使用了“调整为1页宽1页高”，结果部分行因为压缩而被“挤掉”。改为指定缩放比例（如70%）或调整页边距后，内容完整打印。

       案例二：误将缩放比例设置为5%，打印出的字体小如蚂蚁，无法阅读。恢复为100%或无缩放后正常。

六、分页预览模式下的区域限制

       分页预览模式用蓝色虚线标识打印区域。用户有时会手动拖动这些蓝色分页符，如果误将需要打印的数据区域拖动到分页符之外，那么这部分数据就不会被打印。

       案例一：用户在分页预览下试图调整分页，不小心将表格尾部拖出了蓝色区域。切换至分页预览视图，将蓝色边框拖回至包含所有数据即可。

       案例二：分页预览中，部分数据区域显示为灰色，表示其不在当前打印页面内。需要调整页面设置或缩放，使其纳入蓝色打印区域。

七、打印机驱动程序过时或故障

       打印机驱动程序是连接计算机和打印机的桥梁。如果驱动程序版本过旧、不兼容当前操作系统或已损坏，就可能无法正确解析Excel发送的打印指令，导致打印任务失败或输出异常，而其他软件（如记事本）打印可能正常。

       案例一：用户升级操作系统后，Excel打印经常卡住。访问打印机厂商官网，下载并安装对应型号的最新版驱动程序后，问题迎刃而解。

       案例二：一台网络打印机，部分电脑打印Excel异常。在出问题的电脑上删除原有打印机驱动，重新添加安装后恢复正常。

八、打印机自带的内存不足

       处理复杂的、含有大量图形或高分辨率图表的Excel文件时，需要较大的内存来存储和处理打印数据。如果打印机自身的内存较小，可能无法完成处理，表现为打印一部分后停止、输出乱码或完全空白。

       案例一：打印一份带有高质量产品图片的库存清单时，打印机频繁卡纸或输出空白页。尝试将图表转换为较低分辨率，或者将文档分成几个较小的部分分批打印，成功解决。

       案例二：大型组织结构图无法打印，简化图表细节或分批打印后成功。

九、单元格数字格式为“文本”

       如果将包含数字的单元格格式设置为“文本”，这些数字在计算和打印时可能被当作普通字符处理，有时在特定打印机或设置下，可能引发意想不到的格式化问题，极端情况下影响打印输出。虽然不常见，但值得排查。

       案例一：从外部系统导入的数据，数字全部为文本格式，导致基于这些数字的图表打印异常。将单元格格式改为“常规”或“数值”，并重新输入或通过分列功能转换后正常。

       案例二：用户手动输入前导零（如001），Excel自动将其转为文本格式，打印无问题，但若结合其他复杂格式，可能间接影响布局。

十、页眉页脚设置过大或内容错误

       页眉和页脚区域如果设置了过大的高度或者插入了过多内容（如图片、多行文字），可能会侵占主文档区域的显示空间，导致内容被“挤”到下一页甚至无法打印。此外，页眉页脚中的特殊字符或格式错误也可能引起打印问题。

       案例一：用户插入了一个较高的公司徽标到页眉，导致表格最后几行被挤到第二页才打印。调整页眉高度或徽标大小后，内容完整呈现在一页内。

       案例二：页脚中使用了不兼容的字体或符号，导致打印机处理页脚时出错，进而影响整页打印。简化页脚内容后解决。

十一、Excel应用程序本身的问题

       偶尔，Excel程序文件损坏、加载项冲突或临时文件错误也可能导致打印功能异常。这通常表现为多种文件打印都出现问题，而不仅仅是某一特定文件。

       案例一：某第三方加载项与新版Excel不兼容，导致打印预览崩溃。以安全模式启动Excel（按住Ctrl键点击Excel快捷方式），如果打印正常，则逐一禁用加载项排查。

       案例二：修复Office安装程序（通过系统控制面板中的“程序和功能”，选择Microsoft Office，点击“更改”，然后选择“快速修复”或“在线修复”）解决了因核心文件损坏引起的打印故障。

十二、文件本身损坏

       极少数情况下，Excel文件本身可能因存储介质错误、意外关机等原因而部分损坏。这种损坏可能仅影响打印功能，而编辑查看看似正常。

       案例一：一个使用了多年的复杂报表文件突然无法正常打印，但内容显示无误。尝试将内容复制粘贴到一个全新的Excel工作簿中，保存后打印成功。

       案例二：利用Excel的“打开并修复”功能（在“文件”->“打开”对话框中，选择损坏的文件，点击“打开”按钮旁边的小箭头，选择“打开并修复”），成功修复了文件结构，恢复了打印功能。

十三、打印输出质量设置过低

       在打印机属性中，有时为了节省墨水或碳粉，会将打印质量设置为“草稿”或“经济”模式。在这种模式下，打印机可能会简化甚至忽略某些精细的图形、浅色线条或特定字体效果，导致打印输出与屏幕显示不符。

       案例一：一份含有浅灰色底纹的表格，在屏幕上清晰可辨，但打印出来底纹完全消失。检查打印机首选项，将打印质量从“经济模式”调整为“标准”或“高质量”后，底纹正常呈现。

       案例二：细线边框在草稿模式下打印为虚线或断线，调整至更高质量后边框完整。

十四、特定打印机不支持某些字体或效果

       并非所有打印机都完全支持Windows系统中的每一种字体或Excel的每一种图形特效。如果您使用了较为生僻的字体或复杂的渐变、透明效果，而当前选定的打印机（尤其是较老的型号或某些特定品牌的打印机）无法识别或渲染这些元素，它们就可能无法被正确打印。

       案例一：文档使用了一款从网上下载的特殊艺术字体，在屏幕和本机打印机上显示正常，但在公司的另一台共享打印机上打印时，该字体部分变成了乱码或空白。将字体替换为宋体、黑体等常见字体后问题解决。

       案例二：单元格的渐变填充效果在部分激光打印机上打印为纯色块。改用简单的图案或纯色填充以确保兼容性。

十五、后台打印数据处理冲突

       Windows系统通常使用“后台打印”功能，即将打印任务先生成为文件暂存于硬盘，再发送给打印机。如果系统资源紧张、磁盘空间不足或临时文件权限有问题，这个后台处理过程可能中断，导致打印任务失败。

       案例一：打印大型Excel文件时，任务在队列中显示为“正在打印”但迟迟无输出，检查发现系统盘剩余空间不足1GB。清理磁盘空间后，打印任务顺利进行。

       案例二：尝试清除打印队列（打开“设备和打印机”，右键点击打印机选择“查看正在打印的内容”，然后取消所有停滞的任务）并重启打印后台处理器服务（Print Spooler），解决了因假脱机系统错误引起的打印问题。

十六、单元格条件格式的视觉误导

       条件格式可以根据单元格的值动态改变外观。有时，条件格式的规则设置可能过于复杂或存在矛盾，导致单元格在满足某些条件下显示为特定格式（如特定颜色），但在打印时，由于条件未满足或打印机色彩还原差异，显示效果与预期不符。

       案例一：一个规则设置错误，使得所有数值大于100的单元格字体颜色变为白色（在白色背景上不可见），但用户误以为数据丢失。仔细检查条件格式规则管理器，修正规则后显示和打印均正常。

       案例二：条件格式使用了与打印机色彩空间不完全匹配的特殊颜色，打印出来色差很大。改用标准颜色或检查打印机颜色配置。

系统性的排查建议

       面对“显示有打印没有”的问题，建议遵循从简到繁、由内及外的原则进行排查：首先，充分利用Excel的“打印预览”功能，这是发现布局问题的第一道关口。其次，检查本文提及的Excel内部设置，如打印区域、分页预览、行高列宽、字体颜色等。然后，考虑打印机相关因素，包括驱动程序、内存、设置等。最后，再怀疑应用程序或文件本身的问题。通过这种系统性的方法，绝大多数打印难题都能找到根源并得到有效解决。

       希望以上详尽的解析和案例能为您提供清晰的思路和实用的帮助。熟练掌握这些排查技巧，将让您在面对Excel打印难题时更加从容自信。