为什么word打开有审阅标记

在日常工作中，许多用户都曾遇到过打开微软Word文档时，发现文档中布满了各种颜色的下划线、删除线和批注框等审阅标记的情况。这些标记的出现并非偶然，通常意味着文档曾经历过协作编辑、审阅修订或特定格式设置的环节。本文将深入剖析十二个核心原因，从追踪修订功能的意外开启，到最终版本显示模式的误选，并结合具体案例，提供一套清晰实用的解决方案，帮助用户彻底理解和掌控这一常见现象。

       追踪修订功能的开启状态

       打开文档后出现审阅标记，最常见的原因之一是文档的“追踪修订”功能处于开启状态。这项功能是微软Word中用于记录所有对文档进行修改痕迹的强大工具。当此功能被激活时，任何添加、删除或格式更改都会被详细记录下来，并以特定视觉标记（如红色下划线表示新增内容，删除线表示移除内容）显示出来。用户可能在无意中按下了快捷键（例如在Word中对应此功能的快捷键），或者从菜单中手动开启了它而未察觉。

       例如，一位作者将稿件发送给编辑进行审校，编辑在打开文档后习惯性地开启了“追踪修订”功能进行修改。当编辑将文档发回给作者时，如果未关闭此功能或未接受/拒绝所有修订，作者再次打开文档就会看到满屏的修改标记。另一个案例是，用户自己在修改一份重要合同时，为了避免出错而开启了修订模式，但完成后忘记关闭就直接保存并发送给了同事，导致同事看到的是一份布满修改痕迹的文档。

       文档的最终显示状态设置

       即使“追踪修订”功能记录了大量修改，用户也可以通过设置文档的显示状态来决定这些标记是否可见。在Word的“审阅”选项卡下，有一个名为“显示以供审阅”的下拉菜单。如果此菜单被设置为“最终：显示标记”，那么文档将同时显示最终的文字内容以及所有的审阅标记。而如果设置为“原始：显示标记”，则会显示原始内容以及所有标记。只有当设置为“最终状态”时，这些标记才会被隐藏，仅显示修改后的纯净内容。

       例如，一位项目经理收到了一份由团队成员共同修订的项目计划书，他打开文档时发现修改标记非常多，难以阅读。这很可能是因为文档的显示状态被设置成了“最终：显示标记”。他只需将此选项更改为“最终状态”，即可暂时隐藏所有标记，清晰地阅览最终内容。反之，当他需要审核这些修改时，再切换回“最终：显示标记”状态即可。

       特定修订标记的显示选项

       在“审阅”选项卡中，还有一个“显示标记”的菜单，用户可以精确控制哪些类型的修订标记是可见的。这包括插入和删除的内容、格式更改、批注，以及特定审阅者的标记等。如果用户发现只看到了批注框，却没有看到文字内容的修改痕迹，或者反之，那么极有可能是这里的显示选项被部分勾选或取消勾选了。

       例如，一位老师在使用Word批改学生论文时，可能只关心内容的增删，而不希望看到格式变化的标记（如字体改变、缩进调整等），他就可以在“显示标记”下取消勾选“格式”选项，从而使界面更加清爽。另一个案例是，在多人协作的法律文件中，用户可能只想查看某位特定合伙人的修改意见，这时就可以通过“审阅者”选项来筛选显示特定人员的标记。

       文档来自协作写作或审阅流程

       许多文档从诞生之初就处于一个协作环境中。例如，使用微软的SharePoint或OneDrive for Business进行实时共编，或者通过电子邮件链条依次传递审阅。在这些工作流程中，默认启用修订追踪功能是一种标准做法，旨在保留完整的修改历史和责任归属。因此，当您从这样的流程中接收文档时，看到审阅标记是正常且预期的现象。

       例如，一份公司政策文件可能需要经过人力资源、法务、财务等多个部门依次审批。每个部门的负责人在其环节都会开启修订模式提出意见，最终汇总到起草人手中的文档就会包含所有部门的层层修改标记。再比如，学术界的研究论文在投稿前，往往由多位合作者通过云端协作平台共同撰写和修改，文档中自然充满了来自不同作者的修订痕迹。

       批注的广泛使用

       审阅标记不仅包括对文本的直接修改，还包括大量的批注。批注是以注释框形式出现的评论、建议或提问，它们不直接改变文档内容，但却是审阅过程的重要组成部分。即使所有文本修订都被接受或拒绝，只要批注没有被删除，它们就会一直显示在文档的侧边栏或标记区域。

       例如，一位设计师将宣传册文案发给客户确认，客户可能并不直接修改文案，而是在觉得需要调整的句子旁边插入批注，写上“此处表达不够清晰，请优化”或“建议使用更具冲击力的词汇”。当设计师打开返回的文档时，看到的可能不是红色的删除线，而是大量的黄色批注框。另一个案例是，学生在毕业论文的草稿中，导师可能会在关键论点处插入批注，提出深化论证的建议。

       比较并合并文档的结果

       Word提供了一个“比较”功能，允许用户将两个版本的文档进行差异对比，并生成一个包含所有变化的新文档。这个新文档默认会以修订标记的形式高亮显示两个版本之间的所有差异。如果用户通过此功能合并了来自不同人员的反馈版本，那么生成的文档自然会充满审阅标记。

       例如，一位作者写了一份报告初稿，分别发送给了A和B两位专家征求意见。A和B各自在副本上进行了修改并返回。作者可以使用“比较”功能，先将初稿与A的版本比较，接受部分修订后保存为一个中间版本，然后再用这个中间版本与B的版本进行比较。最终得到的文档就会清晰记录下来自A和B的所有修改建议。另一个案例是合同谈判，双方可能基于同一稿本分别修改，最后通过比较功能来生成一个清晰的谈判底稿。

       文档保护与限制编辑

       有时，文档的作者可能设置了编辑限制，只允许其他审阅者以“修订”模式进行修改，而不能直接更改原文。这是一种确保所有改动都被记录下来的安全措施。当文档处于这种保护状态下，任何使用者进行的编辑都会被强制记录为修订标记，即使用户自己并未主动开启修订功能。

       例如，一位法务人员起草了一份标准协议，他希望收集业务部门的意见，但又担心业务人员会直接修改关键条款而无法追溯。于是，他可以在“审阅”选项卡下的“限制编辑”窗格中，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑”，并选择“修订”。这样，当业务部门同事打开文档时，他们所做的任何修改都会自动被标记为修订。另一个案例是老师布置电子版作业，为了防止学生直接覆盖原始题目，可以设置文档仅允许通过批注和修订模式提供答案。

       Word模板或默认设置问题

       在某些情况下，问题可能出在Word应用程序本身的全局设置或用户正在使用的文档模板上。如果Normal模板（Word的默认全局模板）被意外修改，或者某个经常使用的公司模板被配置为“始终打开修订追踪”，那么基于该模板创建的新文档或打开的现有文档就可能自动处于修订模式。

       例如，某公司IT部门为统一写作规范，部署了一个定制化的Word模板。该模板可能被设置为一旦打开就自动启用修订追踪，以符合公司内部审计要求。所有员工使用该模板创建的文档都会带有此特性。另一个案例是，用户可能在某个会话中修改了Word的选项，并将“跟踪修订”相关的设置保存为了默认值，从而影响了后续所有文档的行为。

       宏或自动化脚本的影响

       对于高级用户或特定行业，可能会使用宏或VBA（Visual Basic for Applications）脚本来自动化Word中的某些任务。这些脚本可能包含了自动开启修订追踪、插入特定批注或执行比较操作的代码。当运行这些宏时，它们会改变文档的状态，导致审阅标记的出现。

       例如，一个用于文档质量检查的宏，可能会在运行过程中自动开启修订模式，并将所有发现的潜在问题（如拼写错误、格式不一致）以批注的形式插入文档。用户运行完宏后，就会发现文档中多了许多审阅标记。另一个案例是，一个自动生成报告文档的脚本，可能会在合并数据后，故意开启修订模式并插入一个“请人工核对以下数据”的批注，以提醒下一步操作者。

       不同Word版本或视图模式的兼容性

       在不同的Word版本（如Word 2016, Word 2019, Word for Microsoft 365）之间，或者在Word与其他文字处理软件（如WPS Office、LibreOffice）之间打开和保存文档，有时会因功能支持度的细微差异而导致修订标记的显示出现异常。此外，在“Web版式视图”和“阅读视图”等模式下，审阅标记的显示方式也可能与“页面视图”不同。

       例如，一个在最新版Word for Microsoft 365中创建并包含修订的文档，在较旧的Word 2010中打开时，可能会因为旧版本无法完美解析新版本的标记格式，而出现一些显示异常或额外的标记。另一个案例是，用户习惯在“页面视图”下工作，修订标记显示正常，但当他切换到“阅读视图”以求更沉浸的阅读体验时，可能会发现批注框的布局发生了变化，造成了一种“突然出现”很多标记的错觉。

       文档本身即为修订记录副本

       有时，用户收到的文档本身就不是“最终稿”，而是发送者特意提供的“带修订标记的稿本”，目的是为了让接收者清楚地了解修改了哪些地方，以便于讨论和决策。在这种情况下，文档携带审阅标记是发送者的明确意图。

       例如，在合同修订过程中，乙方的律师将修改后的合同发回给甲方律师时，通常会发送一份带有修订标记的版本，以示透明和诚意，方便甲方律师快速定位所有修改点。同时，可能还会附上一份已接受所有修订的清洁版本供最终签署。另一个案例是，软件的需求规格说明书在版本更新时，项目经理可能会将带有修订标记的版本发布给开发团队，让大家一目了然地知道新增、修改或删除了哪些需求。

       解决之道：审阅窗格与最终处理

       当面对布满审阅标记的文档时，用户可以利用“审阅窗格”来系统地管理这些标记。审阅窗格以列表形式垂直或水平显示所有修订和批注的摘要，方便用户逐一检查、接受或拒绝。要生成最终的纯净文档，最彻底的方法是仔细审阅每一个标记，然后使用“接受”或“拒绝”命令。若要一次性处理所有标记，可以选择“接受所有修订”或“拒绝所有修订”。对于批注，在阅读完毕后可以选择将其删除。

       例如，用户收到一份经过多人修订的长篇报告，他可以从头到尾浏览，利用审阅窗格导航，对每一个修改做出判断。如果确定所有修订都是可接受的，他可以直接点击“接受”菜单下的“接受所有修订”，文档即刻变为清洁版本。另一个案例是，如果用户只想保留当前文本而清除所有修改记录，他可以选择“拒绝所有修订”，这样文档将恢复到未被修改前的原始状态，所有审阅标记也会消失。